SMS о продлении договора: сроки и сценарии для B2B

SMS о продлении договора дополняет официальные документы и работу менеджера. Оно напоминает ответственному сотруднику о сроке, сообщает о готовности предложения или подтверждает полученное решение. Канал не заменяет порядок уведомления, установленный самим договором.

Автопролонгация или новое согласование

Сначала разделите договоры по механике. При автопролонгации клиенту может быть важно заранее узнать дату и способ отказаться. При новом согласовании нужны предложение, документы и решение нескольких ролей.

Шаблон не должен обещать автоматическое продление, если оно зависит от оплаты или подписанного приложения.

Кто получает SMS

В B2B есть владелец договора, пользователь услуги, бухгалтер и подписант. Телефон бывшего менеджера клиента — частая причина потери уведомлений. CRM должна хранить роль, организацию, срок полномочий и резервный контакт.

SMS о документах направляется ответственному за согласование, а о счёте — плательщику. Массовая отправка всем участникам создаёт дубли.

Примеры

Договор №418 действует до 31 августа. Предложение на новый период готово в кабинете. Ответственный менеджер: +7 XXX XXX-XX-XX.

До срока решения по договору №418 осталось 5 рабочих дней. Если документы уже переданы, повторное действие не требуется.

Решение о продлении договора №418 получено. Менеджер направит документы на подпись до 29 июля.

Не указывайте коммерческие условия и полные реквизиты в открытом SMS.

График касаний

Первое напоминание рассчитывают от реального срока принятия решения, а не только даты окончания. Если договор требует уведомить за 30 дней, цепочка должна учитывать этот порог и рабочий календарь.

Следующее сообщение отправляют только при отсутствии решения. После отказа, подписания, согласованной отсрочки или смены условий серия прекращается.

Документы и подпись

Ссылка ведёт в защищённый кабинет или ЭДО. События «предложение готово», «просмотрено», «согласовано», «подписано» и «вступило в силу» разделяют. Получение ссылки не является согласием.

Если подписант изменился, старый доступ и будущие сообщения отключаются до обновления полномочий.

Интеграция с CRM

CRM создаёт событие по договору и сроку. Интеграция проверяет роль, стоп-условия и версию, затем вызывает HTTP API QUICKTEL. Идентификатор и статус доставки сохраняются в истории.

Ключ договор + период + событие + версия защищает от повторов. Изменение срока отменяет старые задания.

Договор и подписка — не одно и то же

У массовой подписки решение часто принимает один пользователь и биллинг. B2B-договор требует документов и ролей. Для продуктовой модели подходит отдельный материал про SMS о продлении подписки.

Ошибки и проверка

Протестируйте автопролонгацию, отказ, новый подписант, несколько договоров одной компании, перенос срока и повтор события. Проверьте рабочие дни и часовой пояс ответственного.

Изменение условий

Продление на прежних условиях и новое коммерческое предложение — разные процессы. Если меняются цена, объём или состав услуги, SMS сообщает о готовности документов, но не пытается уместить условия в короткий текст.

По договору №418 подготовлено предложение с обновлёнными условиями. Срок ответа — 5 августа. Документ доступен в кабинете.

До принятия решения не отправляйте подтверждение продления. Если клиент согласовал только часть условий, цепочка переходит в статус переговоров и обычные напоминания приостанавливаются.

Несколько договоров одной компании

Сообщение всегда содержит сокращённый номер или понятное название услуги. Нельзя объединять разные сроки в общий текст «ваши договоры заканчиваются», если ответственные и действия различаются.

На уровне контрагента действует общий лимит контактов: два подразделения поставщика не должны одновременно напоминать одному директору о разных документах без координации.

Резервный порядок связи

Если SMS не доставлено, система проверяет резервного ответственного и создаёт задачу менеджеру. Автоматически отправлять коммерческие детали на другой номер нельзя: полномочия контакта должны быть подтверждены.

Перед сезоном продлений полезно проверить контакты заранее отдельным процессом, а не обнаруживать устаревшие номера в последний день решения.

Метрики

Измеряйте долю решений до контрольной даты, время согласования, ручные контакты менеджера, недоставки и SMS после закрытия продления. Начните с одного типа договора и формализуйте статусы, прежде чем подключать весь портфель.