SMS для кадрового агентства: интервью и статусы кандидата
SMS для кадрового агентства координирует три стороны: кандидата, рекрутера и компанию-заказчика. В отличие от внутренней HR-рассылки здесь особенно важны смена этапов между организациями, согласие кандидата на передачу данных и понятный ответственный. Сообщение подтверждает интервью или действие, но не раскрывает лишние сведения о поиске работы.
Какие события автоматизировать
- заявка или отклик получены;
- рекрутер назначил первичный звонок;
- интервью с заказчиком подтверждено;
- время или формат встречи изменились;
- нужен документ или ответ кандидата;
- кандидат переведён на следующий этап;
- вакансия приостановлена или закрыта;
- требуется обратная связь после интервью.
Не отправляйте автоматический отказ сразу по внутреннему коду ATS, если решение ещё проверяет рекрутер. Для чувствительных статусов предусмотрите ручное подтверждение.
Подтверждение интервью
Агентство «Карьера»: интервью с компанией-заказчиком назначено на 24 июля в 15:00, онлайн. Ссылка и имя участника: [защищённая ссылка].
Время интервью изменено: 25 июля, 11:30. Подтвердите участие до 18:00: [ссылка].
Название заказчика указывают только тогда, когда кандидат уже проинформирован и это соответствует процессу. В остальных случаях достаточно названия агентства и номера вакансии.
Статус после собеседования
Молчание после интервью ухудшает опыт кандидата, но неподтверждённый положительный статус ещё хуже. Если заказчик задерживает решение, сообщите дату следующего контакта:
По вакансии №418 решение ещё согласуется. Рекрутер свяжется с вами не позднее 29 июля.
Вы переходите на следующий этап по вакансии №418. Рекрутер позвонит сегодня до 17:00, чтобы согласовать детали.
Отказ лучше формулировать нейтрально и дать возможность обратиться к рекрутеру, если агентство готово предоставить обратную связь.
Персональные данные
Не помещайте в SMS зарплатные ожидания, сведения о текущем работодателе, результаты оценки, паспортные данные и причины отказа. Ссылки на резюме и документы должны требовать авторизацию и иметь ограниченный доступ.
Телефон может принадлежать корпоративному устройству кандидата. Поэтому даже тема вакансии иногда избыточна. Уровень детализации согласуйте в момент начала работы.
Интеграция с ATS и CRM
ATS создаёт событие после изменения этапа или встречи. Интеграция проверяет актуальность, ответственного рекрутера и согласованный канал, затем вызывает HTTP API QUICKTEL. Результат сохраняется в истории кандидата.
Ключ кандидат + вакансия + событие + версия предотвращает дубли. Он учитывает, что один человек может участвовать в нескольких проектах. Перенос встречи отменяет старое напоминание.
Связь с заказчиком
Отдельные SMS можно использовать для представителей компании: напомнить о необходимости дать обратную связь или подтвердить слот интервью. Их не смешивают с кандидатской очередью.
По кандидату C-184 ожидается обратная связь до 26 июля, 15:00. Открыть карточку в кабинете: [ссылка].
Используйте внутренний идентификатор, а не полное имя и подробности оценки. Если заказчик не ответил, система создаёт задачу рекрутеру, а не бесконечные SMS.
Частота и рабочее время
Кандидат может получать сообщения по нескольким вакансиям. Ограничение нужно считать на уровне человека и учитывать срочность: перенос завтрашнего интервью важнее очередного приглашения рассмотреть вакансию. Рекомендации есть в статье про частоту SMS.
Не отправляйте несрочные статусы ночью или в выходной часовой пояс кандидата. В каждом сообщении должен быть понятный канал связи с рекрутером.
Согласие и срок хранения контакта
Кандидату нужно понимать, какое агентство пишет, по какой вакансии получен номер и как прекратить необязательные предложения. Согласие на работу по конкретному отклику не стоит бессрочно превращать в разрешение присылать все будущие вакансии.
В ATS храните источник контакта, дату, цель обработки и результат отказа. После завершения подбора определите срок, в течение которого профиль остаётся в кадровом резерве. Если кандидат просит удалить или ограничить данные, изменение должно попасть и в SMS-сегменты, и в ручные списки рекрутеров.
Перед новой кампанией по старой базе полезно перепроверить актуальность интереса, а не сразу отправлять подробности вакансии.
Пограничные сценарии
Если кандидат сам отменил интервью, ему не требуется автоматическое «вы не пришли». Если заказчик закрыл вакансию во время назначенных встреч, сначала отмените задания, затем отправьте корректное обновление. Если рекрутер сменился, новый контакт должен появиться во всех будущих шаблонах.
Отдельно протестируйте общий семейный номер, зарубежный телефон, ошибку в часовом поясе и повторный импорт одного резюме. Слияние дублей кандидата не должно повторно запускать старые события.
Для массового приглашения предусмотрите ограничение скорости и возможность остановить кампанию, если заказчик изменил условия. Уже сформированный список не должен считаться неизменным до конца отправки.
Проверка и метрики
Протестируйте две вакансии одного кандидата, смену рекрутера, перенос, закрытие вакансии, повтор события и отзыв согласия. Для критичных встреч учитывайте финальные статусы доставки.
Измеряйте подтверждения интервью, явку, время ответа заказчика и сообщения, отправленные после закрытия вакансии. Последний показатель должен быть нулевым. Этот материал дополняет общую HR-тему именно процессом агентства и не конкурирует с ней за тот же интент.
